6 dicas para gerenciar e-mails de forma eficiente no celular

Você sabia que o e-mail é um dos meios mais comuns de comunicação no mundo dos negócios?

Segundo dados do Worldometer, mais de 168 bilhões de e-mails são enviados diariamente. E a tendência é que esse número continue a aumentar nos próximos anos.

Mas como lidar com essa avalanche de mensagens que chegam a todo momento na nossa caixa de entrada?

Como organizar, responder e priorizar os e-mails mais importantes sem perder tempo e produtividade?

Se você também se faz essas perguntas, este post é para você.

Vamos te mostrar algumas dicas para gerenciar e-mails de forma eficiente no celular, usando aplicativos, ferramentas e técnicas que vão facilitar a sua vida.

Acompanhe!

1. Escolha o aplicativo certo para gerenciar seus e-mails

O primeiro passo para gerenciar seus e-mails de forma eficiente no celular é escolher o aplicativo certo.

Há várias opções disponíveis nas lojas de aplicativos, cada uma com recursos e funcionalidades diferentes.

Por isso, é importante encontrar aquela que melhor atenda às suas necessidades.

Alguns exemplos de aplicativos de e-mail populares são:

• Gmail: o app oficial do Google para gerenciar e-mails. Permite sincronizar várias contas, organizar as mensagens por categorias, receber notificações personalizadas etc.
• Outlook: o app da Microsoft para gerenciar e-mails. Permite integrar outras contas, acessar o calendário, os contatos e os arquivos etc.
• Spark: um app inteligente para gerenciar e-mails. Permite priorizar os e-mails mais importantes, criar respostas rápidas, agendar envios etc.

2. Organize as suas mensagens por pastas

Outra dica para gerenciar e-mails no celular é organizar as suas mensagens por pastas.

Assim, você evita que a sua caixa de entrada fique lotada e desorganizada, e facilita a busca pelos e-mails que você precisa.

Para criar pastas, você pode usar critérios como:

• Remetente: crie pastas para cada pessoa ou empresa que te envia e-mails com frequência.
• Assunto: crie pastas para cada tema ou projeto que você recebe e-mails relacionados.
• Ação: crie pastas para cada tipo de ação que você precisa tomar em relação aos e-mails, como responder, arquivar, deletar, entre outras.

Depois de criar as pastas, é só você arrastar os e-mails para dentro delas ou então configurar regras para que eles sejam movidos automaticamente.

Você pode configurar para que todos os e-mails do seu chefe sejam automaticamente enviados para a pasta “Urgente”.

3. Não verifique seu e-mail a todo momento, utilize notificações para prioridades.

Receber notificações de e-mail pode ser legal pra te manter informado sobre mensagens novas, mas também podem acabar desviando a sua atenção.

Você pode configurar as notificações do seu e-mail de forma inteligente! Escolha o que é mais importante para receber notificação imediata e deixe os outros para dar uma olhadinha depois.

Evite cair na armadilha de verificar seu e-mail a cada nova notificação.

Estudos mostram que interrupções constantes, como checar e-mails a todo momento, podem reduzir sua produtividade e elevar seus níveis de estresse.

Então, seja seletivo e use as notificações com sabedoria.

4. Estabeleça horários específicos para verificar seus e-mails

Uma estratégia eficiente para gerenciar seus e-mails no celular é estabelecer horários específicos para essa tarefa.

Reserve alguns momentos do seu dia para se concentrar exclusivamente na leitura, resposta e organização das mensagens.

Você pode escolher os horários que são mais convenientes para você, como no início ou no fim do dia, ou em intervalos regulares.

5. Cancele as inscrições desnecessárias

Você já reparou quantos e-mails você recebe por dia que não são relevantes para você? São newsletters, promoções, propagandas, spams etc.

Esses e-mails ocupam espaço na sua caixa de entrada, dificultam a organização e atrapalham a sua atenção.

Por isso, uma dica para gerenciar e-mails no celular é cancelar as inscrições desnecessárias. Ou seja, aquelas que não te trazem nenhum benefício ou informação útil.

Você pode fazer isso de duas formas:

• Manualmente: abra cada e-mail indesejado e procure pela opção de cancelar a inscrição, que geralmente fica no final da mensagem. Clique nela e confirme o cancelamento.
• Automaticamente: use um aplicativo como o Unroll.me, que identifica todas as suas inscrições e permite que você cancele-as em massa ou selecione as que quer manter.

6. Utilize respostas rápidas e modelos de e-mail

Se você vive recebendo as mesmas perguntas ou pedidos com frequência, vale a pena usar respostas rápidas ou modelos de e-mail. Assim, você economiza tempo e ainda consegue responder todo mundo de uma vez só.

Vários apps de e-mail têm uma função que te permite criar respostas pré-prontas ou modelos personalizados. Com isso, você consegue responder seus e-mails com apenas alguns cliques!

Para e-mails de trabalho, essa função é muito prática, pois geralmente precisamos enviar muitas informações padronizadas.

Então, aproveite essa ferramenta para agilizar suas respostas e ganhar tempo.

Esperamos que essas dicas tenham sido úteis para você gerenciar seus e-mails de forma eficiente no celular. Continue acompanhando nosso blog para mais conteúdos relevantes sobre produtividade e tecnologia!